Wichtige Dokumente sicher aufbewahren
Welche Dokumente im Original, als beglaubigte oder als einfache Kopie in die Mappe gehören, wie Sie sie aufbewahren und digital sichern. Nach dem BBK.
Von Tom Calder · Aktualisiert am 2. November 2026 · Nach dem BBK-Ratgeber „Vorsorgen für Krisen und Katastrophen“ (Stand 11/2025) und der BBK-Seite „Immer griffbereit: Die Dokumentenmappe“
- Bei einem Brand oder Hochwasser können wichtige Dokumente verloren gehen. Sie neu zu beschaffen kann schwierig bis unmöglich sein.
- Das BBK rät, alle wichtigen Dokumente in einer Mappe zusammenzustellen und griffbereit an einem Ort aufzubewahren, den alle im Haushalt kennen.
- Verwahren Sie die Dokumente in einem feuerfesten oder wasserdichten Behälter.
- Manches gehört im Original in die Mappe, manches als beglaubigte Kopie, vieles reicht als einfache Kopie.
- Machen Sie zusätzlich eine digitale Kopie oder hinterlegen Sie Kopien an anderer Stelle.
Warum eine Dokumentenmappe
Manchmal muss es schnell gehen: wenn Ihr Zuhause evakuiert wird, etwa weil ein Hochwasser bevorsteht oder eine Weltkriegsbombe entschärft werden muss, oder wenn es brennt. Dann sollten Sie Ihre wichtigen Dokumente nach dem BBK mit einem Griff einpacken und mitnehmen können, damit sie nicht zerstört werden.
Wichtige Dokumente wiederzubeschaffen kann nach dem BBK schwierig, in manchen Fällen gar unmöglich sein. Für Arbeitszeugnisse und andere Nachweise wie Teilnahmebescheinigungen gelten zum Beispiel kürzere Aufbewahrungsfristen als für Abschlusszeugnisse. Denken Sie rechtzeitig darüber nach, was für Sie wichtig ist.
Welche Dokumente wichtig sind
Wichtig sind nach dem Ratgeber des BBK Dokumente, die
- die Identität belegen, zum Beispiel Geburtsurkunde und Personalausweis
- Besitz belegen, zum Beispiel Grundbucheinträge oder Kaufverträge
- finanzielle Ansprüche belegen, zum Beispiel Versicherungen
- Qualifikationen belegen, zum Beispiel Schul- und Arbeitszeugnisse
- Rechte belegen, zum Beispiel Vollmachten oder gerichtliche Entscheidungen
- wichtige persönliche Informationen enthalten, zum Beispiel Testamente, medizinische Befunde, den Impfausweis oder Passwortlisten
- emotional wichtig sind, zum Beispiel eine Auswahl von Fotos, die man nicht verlieren möchte
Original, beglaubigte Kopie oder einfache Kopie
Eine Dokumentenmappe ist nach dem BBK etwas sehr Individuelles. Welche Dokumente hineingehören, hängt von Ihren Lebensumständen ab. Das BBK nennt Beispiele und sagt jeweils, in welcher Form sie hineingehören. Im Original: Familienurkunden wie Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden oder das Stammbuch.
Im Original oder als beglaubigte Kopie: Sparbücher, Kontoverträge, Aktien, Wertpapiere und Versicherungspolicen, Renten-, Pensions- und Einkommensbescheinigungen, Einkommensteuerbescheide, Zeugnisse, Verträge wie Miet- oder Leasingverträge sowie Testament, Patientenverfügung und Vollmacht.
Als einfache Kopie: Personalausweis und Reisepass, Führerschein und Fahrzeugpapiere, Impfpass, Grundbuchauszüge, Änderungsbescheide für empfangene Leistungen, Zahlungsbelege für Versicherungsprämien, Bescheide der Agentur für Arbeit, Rechnungen, die offene Zahlungsansprüche belegen, und Mitgliedsbücher von Vereinen oder Verbänden. Ob ein Dokument im Original oder als beglaubigte Kopie vorliegen muss, erfahren Sie nach dem BBK bei der ausstellenden Institution.
Wie Sie die Mappe aufbewahren
Stellen Sie nach dem BBK alle wichtigen Dokumente in einer Mappe zusammen und bewahren Sie diese an einem Ort griffbereit auf. Für den Notfall sollten alle Familienmitglieder wissen, wo die Mappe liegt. Verwahren Sie die Dokumente in einem feuerfesten oder wasserdichten Behälter.
Die Mappe gehört nach der Checkliste des BBK ins Notgepäck. Personalausweis oder Reisepass, Gesundheitskarte und Impfpass nehmen Sie im Ernstfall zusätzlich mit, so nennt es das BBK auf seiner Seite zum Notgepäck. Wie Sie das Notgepäck packen, steht in unserem Guide Notgepäck packen.
Digitale Kopien und Kopien an anderer Stelle
Machen Sie nach dem BBK von Ihren Dokumenten eine digitale Kopie. Sichern Sie wichtige digitale Unterlagen in einer Cloud, auf einer tragbaren Festplatte oder einem USB-Stick. Es ist außerdem sinnvoll, Kopien wichtiger Dokumente an anderer Stelle zu hinterlegen, zum Beispiel bei Verwandten, Freunden, einem Notar oder Anwalt oder in einem Bankschließfach.
Unser Rat: Eine Kopie, die nicht in Ihrer Wohnung liegt, hilft auch dann, wenn die Wohnung selbst betroffen ist. Passwortlisten und Kopien von Ausweisen sind sensibel. Bewahren Sie sie so auf, dass Fremde nicht ohne Weiteres an sie herankommen, digital zum Beispiel verschlüsselt.
Was Sie dafür kaufen müssen
Unser Rat: in der Regel nichts. Eine Mappe, ein Ordner oder eine Box, die Sie schon haben, und ein USB-Stick aus der Schublade reichen für den Anfang. Das BBK rät zu einem feuerfesten oder wasserdichten Behälter. Prüfen Sie deshalb, ob eine Box, die Sie schon haben, dicht schließt, bevor Sie eine neue kaufen.
Gehen Sie die Liste des BBK in Ruhe durch, zum Beispiel an einem Wochenende, und legen Sie die Mappe Schritt für Schritt an. Jede Vorbereitung ist nach dem BBK wertvoll.
Unser Rat: Sie brauchen dafür nichts Besonderes. Sammeln Sie die wichtigen Dokumente in einer Mappe, legen Sie sie griffbereit an einen Ort, den alle im Haushalt kennen, und machen Sie eine digitale Kopie. Das BBK rät, die Dokumente in einem feuerfesten oder wasserdichten Behälter zu verwahren.
Häufige Fragen
Gehört mein Personalausweis im Original in die Mappe?
Nach der Liste des BBK reicht in der Dokumentenmappe eine einfache Kopie von Personalausweis und Reisepass. Den Ausweis selbst nehmen Sie im Ernstfall mit. Das BBK nennt ihn unter den Dingen, die Sie nicht vorher einpacken können.
Wo bewahre ich die Mappe auf?
Griffbereit an einem Ort, den alle Familienmitglieder kennen, und in einem feuerfesten oder wasserdichten Behälter. So rät es das BBK. Kopien können Sie zusätzlich bei Verwandten, Freunden, einem Notar oder Anwalt oder in einem Bankschließfach hinterlegen.
Reicht eine digitale Kopie?
Das BBK rät zu beidem: einer Mappe mit den wichtigen Dokumenten und einer digitalen Kopie, gesichert in einer Cloud, auf einer tragbaren Festplatte oder einem USB-Stick. Familienurkunden wie Geburts- oder Heiratsurkunden gehören nach dem BBK im Original in die Mappe.
Woher weiß ich, ob eine einfache Kopie genügt?
Informieren Sie sich nach dem BBK bei der ausstellenden Institution, ob das Dokument im Original oder als beglaubigte Kopie vorliegen muss. Die Liste des BBK gibt für viele Dokumente eine erste Orientierung.